Wie verwalten KMUs & Startups ihre Lohnabrechnung in der Schweiz?

In der Schweiz hat ein KMU oder ein Startup zwei Möglichkeiten, seine Lohnabrechnung zu verwalten.

• Zusammenarbeit mit einem Treuhänder
• Selber machen

Zusammenarbeit mit einem Treuhänder

Diejenigen, die mit einem Treuhänder zusammenarbeiten, lagern die Lohnabrechnung aus. Es wird jedoch von ihnen erwartet, dass sie alle Lohnabrechnungsdaten für den Treuhänder sammeln, damit dieser alles einrichten kann. Seien Sie gewarnt: Die Zusammenarbeit mit einem Treuhänder bedeutet nicht unbedingt, dass Sie weniger Arbeit haben. Sie müssen immer noch alle Informationen für den Treuhänder zusammenstellen, damit er die Lohnsabrechnung einrichten kann. Außerdem müssen Sie monatlich alle Änderungen wie Ausgaben, Zulagen, Kindergeburten usw. melden, die von den Mitarbeitern kommen.

Sobald alle Informationen vom KMU erfasst und per E-Mail oder PDF versandt wurden, gibt der Treuhänder diese Informationen erneut in seine Lohnsoftware ein, in der Regel eine größere Unternehmenslösung wie Abacus oder Microsoft Dynamics, auf die ein KMU keinen direkten Zugriff hat. Kein direkter Zugriff bedeutet, dass ein KMU alle Änderungen für Lohnabrechnung per E-Mail oder über gemeinsam genutzte Dokumente an den Treuhänder melden muss, damit dieser sie erneut in seine Lohnabrechnungssoftware eingeben kann.

Es gibt Szenarien, in denen ein KMU eine freundlichere Lohnabrechnungslösung wie Bexio oder Klara einsetzt. Unserer Erfahrung nach braucht ein KMU auch bei diesen "freundlicheren" Lösungen Hilfe, vor allem wenn es um den Einführungsprozess und die Einrichtung der Lohnabrechnung für neue Mitarbeiter geht. Hier kommt ein Treuhänder ins Spiel, um die Lohnabrechnung eines Unternehmens auf Bexio einzurichten.

Sobald das KMU in Bexio eingerichtet ist, muss der Treuhänder bei grösseren Änderungen wie einer Versicherungsrückerstattung oder dem Eintritt eines neuen Mitarbeiters mit einer B-Bewilligung erneut eingreifen, um die richtige Lohnart auszuwählen oder den richtigen Quellensteuercode einzugeben. Bexio verfügt über keine eingebaute Logik, die das KMU bei der Auswahl der Lohnart unterstützt, weshalb die Rolle des Treuhänders nach wie vor sehr wichtig ist. Es ist sehr wichtig, dass ein KMU weiss, welche Lohnart(en) es in Bexio für jeden spezifischen Fall auswählen muss, da es sonst zu Ungenauigkeiten in der Lohnabrechnung kommt. Wählt man die falsche Lohnart, kann dies am Jahresende eine schmerzhafte Korrektur bedeuten. Aus diesem Grund ziehen es die meisten KMUs vor, einen Treuhänder hinzuzuziehen, wenn sie einen neuen Mitarbeiter einstellen oder ihr Unternehmen in ihrer Lohnsoftware einrichten.

Denken Sie daran, dass jedes Mal, wenn Sie den Treuhänder in Anspruch nehmen, der Zähler läuft. Ein Treuhänder berechnet im Durchschnitt zwischen 35-60 CHF pro Mitarbeiter im  Monat für die Lohnabrechnung. Darin nicht enthalten sind die Kosten für die Einrichtung des Unternehmens, die Einstellung der Mitarbeiter und die Änderungen der Lohnabrechnung, die auf Stundenbasis oder als Teil eines festen monatlichen Pakets berechnet werden können. Die Kosten für den Treuhänder kommen zu den Kosten hinzu, die einem KMU durch die Nutzung von Bexio oder einer anderen Lohnsoftware entstehen.

Einige KMUs denken, dass die Kosten recht teuer sind, aber in Wirklichkeit versucht der Treuhänder nur, bei der Verwaltung der Lohnabrechnung eines KMUs kostendeckend zu arbeiten. Der Treuhänder verdient sein Geld mit den zusätzlichen Dienstleistungen, die er/sie anbietet, und die Lohnbuchhaltung ist nur eine Verwaltungsaufgabe, die er/sie übernimmt, um den Kunden für seine/ihre Zusatzleistungen zu halten.

Selber machen

Die andere Möglichkeit ist, dass ein KMU dies selbst macht. Aber es kann ziemlich schwierig sein, Versicherungspolicen zu übersetzen und die richtigen Tarife in die Lohnsoftware einzugeben oder die richtige Lohnart zu ermitteln, wenn ein Mitarbeiter krank wird. Nachstehend finden Sie eine Übersicht über die Anforderungen an KMUs, die mutig genug sind, ihre Lohnabrechnung ohne Treuhänder selbst zu erstellen und monatlich zu verwalten.

Die typischen Informationen, die Sie für die Einrichtung Ihrer Lohnabrechnung benötigen, sind unten aufgeführt:

1. Unternehmensinformationen (UID, Rechtsform, Adresse, etc.)
2. Unfallversicherungspolicen
3. Krankentagegeldversicherungen
4. Zusätzliche Versicherungspolice (fakultativ)
5. Rentenpolice
6. Mitarbeiterinformationen für jeden Mitarbeiter
7. Unternehmensrichtlinien (Arbeitszeiten, Urlaub, etc.)

Wir gehen in unserem Artikel auf diese Fragen näher ein "Wie kann man als KMU in der Schweiz eine eigene Lohnbuchhaltung einrichten und verwalten?" Sobald ein KMU alle Informationen bereit hat, ist es ratsam, eine Lohnsoftware zu wählen, die SwissDec zertifiziert ist. SwissDec-zertifiziert bedeutet einfach, dass die Lohnsoftware alle möglichen Anwendungsfälle in der Schweiz abdeckt, so dass keine Fehler bei der Lohnabrechnung auftreten können. Einige Beispiele für SwissDec-Lohnsoftware sind Bexio, Klara und unser Backend-Produkt Mega Salaries von Earny.

Fazit

Unabhängig davon, ob ein KMU die Lohnabrechnung selbst vornimmt oder einen Treuhänder damit beauftragt, eines ist klar: Es muss Zeit aufgewendet werdem, um die Lohnabrechnung einzurichten und sie monatlich auf Änderungen zu überprüfen.

Wir bei Earny sind der Meinung, dass weder KMUs noch Treuhänder Zeit für solche administrativen Aufgaben aufwenden sollten, die sie vom Wachstum ihres Unternehmens abhalten. Wir glauben an eine einfache Lohnabrechnung und ein Lohnabrechnungs-Autopiloten, bei dem alle Änderungen von den Mitarbeitern selbst gemeldet und nahtlos in den nächsten Lohnabrechnungszyklus übernommen werden sollten.

Die Zukunft der Lohnabrechnung ist rosig. Wenn Sie Interesse haben, folgen Sie uns auf LinkedIn oder melden Sie sich bei uns, um Teil der Revolution zu werden.